4-п, 4-с, 4-м: грузовые путевые листы
Накладная на перевозку груза составляется по форме № 4-р. Постановлением, утвердившим форму, определены инструкции по ее заполнению и практическому применению.
Существует дополнительная форма - форма № 4-с, которая используется для сдельной оплаты работы транспортного средства. Тогда как форма № 4-р применяется при условии оплаты работ по повременной ставке. Применяется при развозке грузов нескольким клиентам за одну смену работника.
Еще одна форма путевки предназначена специально для междугородних перевозок – это форма № 4-м. Его отличие от двух предыдущих в том, что он выдается сразу на несколько рабочих дней, тогда как остальные путевки сдаются в конце смены. Принцип заполнения этих форм практически одинаков, за исключением некоторых незначительных нюансов.
Все указанные формы с 01.01.2013 не являются обязательными к использованию, как и другие формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Но это не исключает возможности их применения. При желании организация или индивидуальный предприниматель разрабатывает собственную форму, и это не является нарушением. Главное условие – форма используемого талона и правила его выдачи утверждаются приказом руководителя организации и прописываются в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, чтобы ни у кого не возникало вопроса, как правильно заполнить ваучер в том или ином случае. Унифицированные формы приказом не утверждены, но упоминать об их применении в учетной политике все же требуется.
Образец заполнения путевого листа на грузовой автомобиль 2020
Заполняет путевой лист любое уполномоченное лицо от организации, владеющей или эксплуатирующей транспортное средство. Это специальный диспетчер, бухгалтер или даже менеджер. Водителю разрешается получить путевой лист только после того, как он сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.
При заполнении как унифицированной ваучерной формы, так и самостоятельно разработанной формы необходимо учитывать, что она является полноценным первичным учетным документом только в том случае, если содержит реквизиты, предусмотренные пунктом 3 Приказа Минтранса. от 18.09.2008 № 152, к которым относятся:
- Наименование и номер документа;
- Информация о его продолжительности;
- Данные о владельце (собственнике) транспортного средства;
- Информация о грузовике;
- Данные водителя;
- Данные и подпись лица, оформившего билет.
С февраля 2017 года на титульной части бланка отпадает необходимость проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.
Позднее был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медицинского освидетельствования его водителя. Эти данные проставляет специалист, непосредственно осуществлявший контроль, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
С 1 марта 2020 г. вступили в силу изменения, предусмотренные Приказом Минтранса России от 21 декабря 2018 г. № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дата) при въезде и выезде с парковки (парковочного места), а не из гаража. Контроллеры не обязаны ставить печати при предрейсовом или предсменном осмотре, достаточно ФИО. и личная подпись. Нововведения отмечены красным цветом на рисунке ниже (см. образец формы 4-р).
Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа на грузовой автомобиль состоит из двух листов и отрывных талонов. Форма содержит следующие разделы:
- Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
- Данные об эксплуатации автомобиля;
- Сведения о движении топлива (заправки, расход и остаток), которые указывают как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
- Задание для водителя;
- Список лиц, ответственных за автомобиль;
- Последовательность задания;
- Результаты работы автомобилей и прицепов;
- Данные о техническом осмотре и состоянии автомобиля;
- Данные медицинского осмотра.
Отрывные талоны заполняются заказчиком и являются основанием для выставления собственником транспортного средства счета за оказанные услуги. Такие отрывные купоны прилагаются к аккаунту.
Образец формы 4-с
Образец бланка формы 4-п
Правила заполнения
Ваучеры выдаются до начала полета, если его продолжительность превышает рабочую смену, или до начала первого полета, если водитель успевает совершить несколько рейсов за одну смену. В случае оформления нескольких талонов на одно транспортное средство (если им пользуются несколько сотрудников) дата, время и показания одометра вносятся в документы следующим образом:
- В билете на первый выезд - данные о выезде ТС с парковки;
- В билете на второй выезд - данные, когда транспортное средство въезжает на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист на грузовой автомобиль. В него записываются данные о дате выезда грузовика и типе задания:
- Командировка;
- График работы;
- Работа в выходные или праздничные дни;
- Столбец;
- Бригада;
- И т.п.
Обязательным условием является точная информация о транспортном средстве и его водителе: необходимо указать регистрационный номер, марку и гаражный номер транспортного средства, данные о прицепе, если он используется, и ФИО. водителя и сведения о его правах. Рассмотрим подробно пример заполнения путевого листа на грузовой автомобиль.
Столбец «Задания водителю» содержит адреса и имена всех клиентов. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и отправления транспортного средства.
Раздел по движению топлива содержит поля для заполнения марки топлива, кода этой марки, наработки двигателя автомобиля и спецоборудования, которое на нем установлено. Обязательно вводите коэффициент изменения нормы расхода топлива, если автомобиль эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.
Накладные хранятся в бухгалтерии собственника или арендатора транспортного средства. На основании путевых листов ведется учет эксплуатации автомобиля, поэтому их целесообразно хранить вместе с товаросопроводительными документами, что дает возможность их одновременной проверки. Механик или диспетчер принимает ваучеры от водителей. Если возникли какие-либо поломки, то в графу «Примечания» таким уполномоченным лицом вносится информация о произведенном ремонте, его стоимости и о запчастях, которые использовались. На основании этих данных бухгалтерия, куда необходимо сдать ваучер, должна рассчитать заработную плату и затраты на эксплуатацию транспортного средства.
Как отразить новые требования к контенту в тикете
В соответствии с Приказом Минтранса России № 476 от 7 ноября 2017 года в бланке указываются не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.
В письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС Минтранс России напомнил, что в бланке есть отметки о прохождении медицинского контроля. Водителя проверяет врач (указывается дата проверки), а транспортное средство – механик. Факт прохождения предрейсового контроля отмечается датой в путевом листе. Штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотра не обязателен. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, ФИО. и личная роспись.
Ответственность за ошибки в документе
Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. При отсутствии документа или его неправильном оформлении, в соответствии со ст. 12.3 КоАП РФ, инспектор выпишет штраф в размере 500–3000 рублей.
Однако есть и другая опасность, которая исходит от налоговой службы: поскольку путевые листы используются для налоговой отчетности, в случае ошибок в них компании грозят штрафы и перерасчет налоговой базы по прибыли.