Правила гарантии
В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия ТК, заверенная работодателем. Образец можно составить на основании рекомендаций по ведению дел, в частности в ГОСТ 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:
- На накопления ставится штамп «Верно».
- Ставят должность и фамилию с инициалами, лицо, заверившее документ и его подпись.
- Укажите дату сертификации.
- Ставят печать.
Организация сама может определить, какой печатью заверить копию, то есть можно использовать не только штамп, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, так как многие организации, например, некоторые банки, требуют наличия гербовой печати.
Этот стандарт действует только до 01.07.2018, затем его заменит ГОСТ Р7.0.97-2016. Вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.
Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя в вышеуказанных стандартах такая формулировка не упоминается, но прямого запрета на ее использование нет, хотя при соблюдении правил надпись « Правильно» будет более правильным.
Как заверить: пошаговая инструкция
Порядок заверения трудовой книжки следующий:
- Работник требует заверенную копию.
- Изготовление копии. Этот процесс не регламентирован, копия может быть сделана и написана от руки, но в настоящее время в основном используется фотокопия.
- На каждом листе ксерокопии проставляются реквизиты заверения.
- На последней странице делается отметка о том, что сотрудник в данный момент продолжает работать.
По закону копия должна быть изготовлена и передана работнику в течение трех рабочих дней.
Кто уполномочен заверять копию?
При определении того, кто может аттестовать, нужно руководствоваться Постановлением Президиума СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, действующим до сих пор. Там сказано, что копии документов должны быть заверены либо главой, либо уполномоченными лицами НАТО.
Может ли это сделать главный бухгалтер?
Если следовать вышеизложенным правилам, то отсюда следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии ТК, если только он не назначен ответственным за их хранение.
Кто заверяет ТС генерального директора?
Его заверяет кадровик, у которого хранится оригинал этого документа.
Указы?
Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, ее работа остается за работодателем. И, соответственно, копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.
Примеры целевых гарантий зависимости
В дополнение к обычным сведениям о сертификации иногда требуется хранить дополнительную информацию.
Запись "В настоящее время работает"
Наиболее распространенным требованием является запись о том, что работник все еще работает на момент получения копии. Он размещается после сведений о проверке.
Некоторые кадровики отдельно заверяют его своей подписью и печатью.
Фотокопия
В настоящее время ксерокопирование является наиболее распространенным способом изготовления копий. Ее заверение происходит в общем порядке.
Законодательством это не установлено, копия делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе
Для паспорта
Копия ТК не входит в перечень документов, необходимых для получения паспорта. Если она все же предоставляется, то удостоверяется в общем порядке.
Для банковского кредита
Копия ТК на получение кредита заверяется в соответствии с требованиями конкретного банка, как правило, к реквизитам заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает работать.
Для пенсионного фонда
Копия ВПФР заверяется в общем порядке. Кроме того, теперь работодателям разрешено выдавать оригиналы трудовых для сдачи в Пенсионный фонд.
Период выпуска
Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.
Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления на получение. Последний день - третий день.
Сколько это работает?
Законодательством не установлен срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается сроком, установленным органами, в которые предоставляется данный документ. Например, срок действия при предоставлении социального страхования начинается от 10 дней.
Как убедиться, что вы не работаете, или работаете на руках?
Если трудовой рабочий находится у него на руках, но он трудоустроен, работодатель делает для него копию.
В противном случае способ сертификации зависит от требований, предъявляемых к этому документу. Если требуется нотариально заверенная копия, то нотариус заверяет ее соответствующим образом.
В противном случае работник может сделать это сам. Например, налоговая служба принимает документ, заверенный таким образом, это разрешено статьей 93 НК РФ.
Порядок аттестации необходимо выяснять в каждом конкретном случае.