Что такое график работы
Трудовое законодательство предусматривает нормированный или ненормированный рабочий день для работников. Он устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Нормальное рабочее время включает следующий график работы:
- 5-дневная рабочая неделя с 2 выходными;
- 6 дней с 1 выходным;
- Неделя с выходными по вахтовому графику или неполная рабочая неделя.
В нормах труда указано, каковы графики работы сотрудников. Основные типы:
- Односменный;
- Еженедельно;
- Раздвижные;
- Съемный;
- Сменный рабочий и др.
При ненормированном дне для некоторых категорий работников устанавливается сменный график. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится при превышении продолжительностью производственного процесса нормальной продолжительности рабочего времени работника.
На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и для обеспечения непрерывности процесса возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для соблюдения норм рабочего времени вводятся сменные графики. Обычно они прилагаются к коллективному договору, и при их утверждении учитывается мнение представительного органа работников.
В чем отличие от табеля учета рабочего времени
Следует различать документ, фиксирующий режим работы, и табель учета рабочего времени, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочего времени за месяц. Норма – 40 рабочих часов в неделю. Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого работника.
Особых требований по ознакомлению с табелем в течение определенного периода времени и необходимости его согласования с представительным органом работников нет. Работодателю остается не превышать установленную продолжительность рабочего дня и обеспечивать работникам отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.
Ведение табеля учета рабочего времени является обязательным для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается рабочего дня.
Зачем нужен график работы
Его функции весьма разнообразны. Это необходимо для:
- Рационализация рабочего времени сотрудников;
- Расчет заработной платы при выполнении конкретных обязательств;
- Расчет среднего заработка;
- Расчет выгоды;
- Определение трудового стажа работника;
- Отсутствие ошибок в определении заработка и компенсации отпуска (вместе с табелем является основанием для начисления заработной платы и других выплат);
- Выявление сверхурочных работ и определение надбавок.
После утверждения график представляется команде для подписания за месяц до его вступления в силу. В случае отказа от подписи составляется специальный акт с подписями двух понятых. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.
Кто заполняет
Документ составляется руководителем или ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом. На практике это делает кадровик, но это неправильно. График должен быть составлен руководителем структурного подразделения. После составления документ окончательно утверждается и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения.
Есть ли обязательная форма
Унифицированной формы нет: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать форму своего документа или воспользоваться готовым шаблоном. Инструкция, как составить график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:
- Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные данные организации.
- Перечислите всех сотрудников с указанием их должностей.
- Отметьте дни, когда каждый сотрудник приходит на работу.
Разработайте документ таким образом, чтобы предотвратить недочеты или сверхурочную работу и обеспечить оптимальную нагрузку на команду и производственные процессы. График чаще всего разрабатывается на месяц.
Порядок заполнения
Общие правила планирования просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:
- Заполнить документ с учетом рабочего времени в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, действующими в организации. Укажите начало и конец, продолжительность рабочего дня, перерывы, количество смен, чередование работы и отдыха.
- Следите за своим рабочим днем. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом режима рабочего времени, установленного трудовым договором.
- При необходимости предусмотреть сокращенный рабочий день, как, например, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или при наличии работ для инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1 , 3 статьи 94 ТК РФ).
Где и сколько хранится
Приказом Федерального архива от 20.12.2019 № 236 установлены сроки хранения кадровой документации. В пункте 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работах с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения устанавливается в размере 75 лет или 50 лет, если документ оформлен делопроизводством после 01.01.2003.
В приказе нет конкретного указания, как долго сохранять график работы. Тем не менее, некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования рабочего времени или начисления заработной платы.