Документы для расчета и выплаты вознаграждения
Предприятие может использовать несколько типов отчетов. Важно правильно отразить их использование в учетной политике. Для начисления заработной платы используются платежные ведомости по форме Т-51.
5 информация, которая отражается в ведомости:
- Имя, фамилия, отчество работника;
- Табельный номер;
- Специальность;
- Заработная плата;
- Количество отработанных часов согласно табелю учета рабочего времени.
Также написано, какое вознаграждение начисляется, сколько из него удерживается. Указывает сумму, причитающуюся специалисту. Расчеты по заработной плате заверяются подписью бухгалтера компании.
Важный! В небольших фирмах заработную плату часто начисляет и выплачивает один и тот же человек, поэтому документы учета труда имеет смысл объединять в один лист. Используется форма Т-49.
Первичные документы также подписываются ответственным лицом.
Как отражаются операции по выдаче и начислению вознаграждения?
Используется счет 70. Там же написаны расходы на оплату труда специалистов. Начисления записываются по Кредиту, а платежи и отчисления по Дебету счета.
Порядок начисления вознаграждения
Платежи необходимо производить с первого по последнее число месяца. Причем начисления производятся даже в том случае, если специалист отработал один день. Премии рассчитываются в соответствии с локальными актами, принятыми на предприятии. Выдаются льготы. Когда сотрудник получает право на них.
Документы для выдачи зарплаты
Бухгалтер несет ответственность за документальное оформление начисленной заработной платы. При выдаче денег используется заявление по форме Т-53. Часто средства переводятся на банковские карты.
В день выдачи вознаграждения ведомость сдается в кассу. Не позднее пяти дней заявление закрывается. В локальных актах указано, в какие дни выплачивается заработная плата. После завершения регистрации выписка передается бухгалтеру.
Срок хранения платежных документов достаточно длительный. Пятьдесят лет следует вести учет личного состава. Срок, утвержденный ст. 22.1 Закона «Об архивном деле».
Основные документы для бухгалтерии
Несколько документов важны для бухгалтерского учета. Документальное оформление затрат на оплату труда подразумевает правильное оформление количества отработанных часов и начисленной заработной платы.
Таблица основных документов на оплату труда
| Название | Тонкости составления | Лицо, ответственное за составление |
| Табель, где учитывается рабочее время | Используется форма Т-13.Табель оформляется структурным подразделением. Дважды в месяц табель следует передать бухгалтеру. Табель передается перед выплатой аванса и зарплаты. Табель выполняется в виде таблицы, позволяет осуществлять контроль над количеством времени, отработанным каждым специалистом. | Ответственность за оформление несет руководитель структурного подразделения или бухгалтер. |
| Документы при сдельном характере трудовой деятельности | Используется наряд, маршрутные листы, а также иные справки. Следует указывать данные, позволяющие определить характер выполняемой деятельности. Пишутся часы работы, количество изготовленной продукции, характер трудовой деятельности, размер вознаграждения, заработанного каждым специалистом. Оплачивается только фактически выполненные обязанности. | Составлением занимается непосредственный руководитель подразделения. Далее документ передается на подпись директору, затем в бухгалтерию. |
| Расчетная и платежная ведомость | Заполняется форма Т-51 для расчетного документа. Для платежной ведомости подходит форма Т-49. Пишется информация о специалистах, номер по табелю, размер удержаний и сумм, причитающихся к выплате. | Ведет ведомость сотрудник бухгалтерии. Подпись под документом ставит главный бухгалтер и руководитель фирмы. |
Подписание и заверение документов осуществляется до выдачи заработной платы работникам.
Достоверную информацию о том, какие выплаты были начислены работнику, отражает лицевой счет. Счет открывается одновременно с назначением специалиста на должность. Документ является основанием для составления платежных ведомостей.
Также личный кабинет служит основанием для сбора информации в пенсионный фонд и службу занятости. В счет-фактуру включаются персональные данные о специалисте, номера сертификатов.
Алгоритм расчета заработной платы
Расчет и выплата заработной платы – дело ответственное. Но во многих выплата и оформление зарплатных операций осуществляется одним человеком. Необходимо правильно составлять ведомости и табели учета рабочего времени, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов труда.
Расчет заработной платы производится в соответствии с главой 21 Трудового кодекса.
Алгоритм расчета
- Проанализируйте информацию, содержащуюся в платежных ведомостях.
- Произвести расчет выплат работникам, работающим по трудовому и гражданско-правовому договорам.
- Исчислить и удержать НДФЛ в соответствии с главой 23 НК РФ,
- Делайте страховые взносы.
- Осуществлять документальное оформление бухгалтерского учета по унифицированным формам.
Важно правильно оформить первичные документы, так как они служат основанием для расчетов. Формы отчетности и иной документации утверждаются Госкомстатом. Постановление №1 от января 2004 года.
Зачем нужны первичные документы?
Каждый документ выполняет свою функцию и является частью делопроизводства.
2 функции расписания:
- Отразить количество часов, отработанных каждым специалистом;
- Обоснуйте стоимость вознаграждения.
Предприятия, использующие электронные системы для определения времени прихода и ухода сотрудников, используют форму T-13.
Эти документы по учету труда и его оплате хранятся в течение пяти лет. На вредных производствах срок хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
6 правил работы с платежными документами:
- При осуществлении выплаты вознаграждения на банковские карты сотрудников используйте платежную форму.
- При использовании формы Т-49 не используйте другие формы.
- Записи должны храниться в течение пяти лет. При отсутствии лицевых счетов срок хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
- Ведите журнал заработной платы для отражения информации о выплатах, произведенных сотрудникам в течение года.
- Для расчетов с отдыхающими используйте специальную квитанцию-отчет.
- Акты приемки используются для фиксации работ, выполненных по срочным договорам. Расчеты должны производиться на основании этих актов.
Также компания может утвердить свои бухгалтерские формы, где фиксируется выплаченная заработная плата и другая информация.
Как разрабатывать документацию на предприятии
Компания может разработать свои бланки, главное, чтобы были указаны все необходимые реквизиты.
6 основных реквизитов документов:
- Дата подготовки;
- Название формы;
- Название организации;
- Смысл операции;
- Оплата за выполнение действий;
- Подписи.
Помимо утвержденных форм, в организации ведутся и другие документы. Регулирование осуществляется Трудовым кодексом, Законом «О персональных данных». Ведение трудовых книжек также подчиняется определенным правилам. По охране труда принимаются специальные инструкции.
Ответственность за нарушения
Санкции для работников установлены ст. 5.27 КоАП. Чиновникам грозит штраф от одной до пяти тысяч. Штрафы для компаний составляют от тридцати до пятидесяти тысяч.
Деятельность компании может быть приостановлена на срок до девяноста дней.
Не распространяйте конфиденциальную информацию о сотрудниках. Нарушителей штрафуют и привлекают к дисциплинарной ответственности.
Инспекторы труда могут проводить плановые и внеплановые проверки. Рабочие обращаются за защитой своих прав к инспекторам и прокуратуре.
Резюме
- Важно правильно оформить первичные документы на перечисление заработной платы.
- При обнаружении нарушений при оформлении документации компания может быть привлечена к административной и уголовной ответственности.
- Вы можете использовать утвержденные формы или утвердить их локальными актами.
- При утверждении документов требуется указать в них все необходимые реквизиты.
Вам не нужно тратить свое
время и нервы- опытный юрист возьмет на себя решение всех ваших проблем!