Формирование, хранение и ведение личных дел военнослужащих
Личные дела военнослужащих хранятся по месту службы. Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при первичной регистрации. Порядок формирования документации определен Приказом Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. № 200. Оригинал должен быть направлен в воинскую часть, где будет служить военнослужащий, а копия остается в военкомат. Ведение личных дел подразумевает дублирование информации с бумажных носителей в электронную базу данных с соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных». Хранение файлов вне картотеки или архива не допускается. При необходимости работы с делами военнослужащих они могут быть выданы работнику кадрового аппарата в служебные часы под расписку.
О том, как запросить характеристику из армии, мы подробно рассказали в этой статье.
Запрещенный:
- Выдача документов заинтересованным лицам;
- Направить оригинал дела в суды, медицинские учреждения и другие организации.
Примечание! На основании официального запроса с разрешения военного комиссара дубликаты дел и отдельные материалы из него могут быть направлены инициатору запроса.
Личное дело офицера запаса хранится в военном комиссариате по месту его жительства.
Подробнее о служебных характеристиках военнослужащего читайте в этой статье.
Состав личного дела военнослужащего
Законодательно утвержден перечень документов и перечень сведений, подлежащих отражению в его деле. Помимо сведений, касающихся Ф.И.О., даты и места рождения, адреса проживания и семейного положения, внесению подлежат следующие данные:
- Образование;
- Состояние здоровья, определяющее годность к службе;
- Пригодность к службе;
- Даты и сроки прохождения военной подготовки;
- Знание иностранных языков;
- Перечень военных и гражданских специальностей;
- Спортивные разряды;
- Данные об уголовном преследовании.
Для контрагентов, помимо вышеперечисленных, предоставляются следующие документы:
- Первый и последующие контракты;
- Автобиография (образец автобиографии военнослужащего в личном деле);
- Приказы о назначении на должности на весь период службы;
- Послужной список;
- Материалы аттестационных комиссий;
- Карточка доступа к государственной тайне;
- Характеристический материал, включая копии дипломов и документов об окончании курса.
Также оформляется служебный билет военнослужащего, образец приведен по ссылке. Военнослужащий имеет право знакомиться с отдельными материалами из своего дела. Сотрудники отдела кадров совместно с военными периодически сверяют данные военного билета (образец документа приведен в статье). Перед увольнением в армию военнослужащий может посмотреть личное дело относительно послужного списка и подсчета количества выслуги лет.
Подробнее о восстановлении офицера запаса на военную службу читайте в этой статье.
Внимание! Каждое ознакомление с документами удостоверяется подписью военного на специально отведенном листе.
Что делать, если дело проиграно
Несмотря на строгие правила хранения документов военнослужащих, не исключены случаи их утери. Восстановление документации возлагается на лицо, ответственное за ее сохранность. Перед запуском механизма восстановления корпуса проводится внутренняя проверка по факту его утери. После выявления причин и установления виновных лиц вышестоящий кадровый орган издает приказ о восстановлении документации. За основу берутся подлинные документы, архивные материалы, бухгалтерские записи и другая информация. Характеристики, протоколы сертификации и справочные материалы должны быть восстановлены по мере возможности и в случае необходимости.
Примечание! Военнослужащий имеет право написать жалобу на действия сотрудников кадрового аппарата, допустивших небрежное хранение или перемещение личного дела.
Приходилось ли вам знакомиться с материалами, которые находятся в вашем личном деле. Были ли случаи утери части документов или всей папки целиком. Поделитесь своей историей с читателями сайта в разделе комментариев.
Смотрите результаты опросов на другие интересные темы