Каковы правила
Правила определены в Трудовом кодексе, но есть спорные моменты, по которым Роструд дает разъяснения в своих письмах. Также полезна судебная практика по трудовым спорам.
Как оформить отпуск
- График отпусков.
Он составляется не менее чем за две недели до начала календарного года, исходя из пожеланий работников, требований законодательства и интересов работодателя. Соблюдать график обязаны как работодатель (организация или индивидуальный предприниматель), так и работники (ст. 123 ТК РФ). Имеется унифицированная форма № Т-7. В нем, помимо прочего, присутствуют графы 8 и 9. Их необходимо заполнить, если изначально запланированный отпуск впоследствии был перенесен.
- Заявление работника. Пишется на тот случай, когда нужно уехать в отпуск не по графику. Если график соблюдается, то можно обойтись и без заявления. Работник должен подать заявление заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
- Уведомление об отпуске. Это необходимо, если человек будет отдыхать по графику. Не менее чем за две недели до начала отпуска сотрудники кадровой службы должны уведомить работника об этом под . Если основанием является не график, а заявление, уведомлять работника не нужно.
- Приказ (инструкция). Необходим и в случае выезда по графику, и в случае подачи заявления.
Примерный расчет отпускных
Рассчитать примерный размер отпускных несложно: разделите оклад на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата 100 000 рублей, а отпуск 28 дней.
100000/ 29,3×28= 95563 руб.
А вот посчитать все до рубля сложнее: нужно учитывать несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит следующим образом:
Отпускные = средний дневной заработок × количество дней отпуска
Точный расчет отпускных
Шаг 1. Определяем состав выплат работнику в расчетном периоде
Для расчета среднего заработка учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, применяемой соответствующим работодателем, независимо от источников этих выплат:
- Выплаты, которые должны быть включены в расчет среднего заработка, должны быть закреплены в локальных нормативных актах предприятия (например, в Положении об оплате труда), а начисленная заработная плата, заработок - должны быть заработной платой.
Отпускные не могут быть включены:
- Гарантии (например, средний заработок на период командировки, на отпуск);
- Компенсация (например, компенсация за использование работником личного транспорта в служебных целях);
- Социальные выплаты (например, материальная помощь).
Бонусы включаются в расчет среднего заработка в особом порядке.
Бонусы включаются не все и не всегда в полном объеме, а только те, которые начислены за расчетный период - 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Если вы работаете в компании менее года, учитывается период с первого дня работы. Например, годовая премия за год, предшествующий отпуску, будет учтена в полном объеме. Квартально сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премия будет учтена в полном объеме. А если расчетный период начинается в середине квартала, то будет учитываться только половина четверти премии. Например, премия уплачивается за первый квартал - январь, февраль, март, расчетный период начинается с февраля. Тогда награда будет начислена только за февраль и март.
Шаг 2. Определите расчетный период
Расчетный период для исчисления среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (п. 4 Положения 922).
Календарный месяц - период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28 (29) число включительно):
- Пример: сотрудник уходит в отпуск в июне 2021 года, расчетный период будет: с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 года.
Из расчетного периода исключается время, а также суммы, начисленные за это время, если:
- За наемным работником сохраняется средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение: перерывы для кормления ребенка, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации;
- Работник получил пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- Работник не работал по простой вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- Работник не участвовал в забастовке, но из-за этой забастовки не смог выполнять свою работу;
- Работнику предоставлены дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- В иных случаях работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы либо без ее выплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В расчет среднего заработка к отпускным должны включаться только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному для него графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при приеме на работу. .
Шаг 3. Рассчитаем средний заработок на отпускные
Ситуация 1: расчетный период полностью отработан
Среднедневной заработок за предоставленный отпуск в календарных днях рассчитывается следующим образом: сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период делится на 12 и среднемесячное количество календарных дней (29,3):
где:
- СДЗ - среднедневной заработок;
- ЗП - заработная плата;
- RP — расчетный период.
Ситуация 2: не отработан весь расчетный период
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то среднедневная заработная плата рассчитывается следующим образом: сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период делят на сумму среднемесячного количества календарных дней (29,3) , умноженное на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Где:
- СДЗ - среднедневной заработок;
- ЗП - заработная плата;
- РП - расчетный период;
- ПКМ - количество полных календарных месяцев
- КДНКМ - количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
- Количество календарных дней в неполном календарном месяце исчисляется путем деления среднемесячного количества календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время.
Где:
- КДНКМ - количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
- КД - количество календарных дней;
- KDowork - количество отработанных календарных дней в месяце.
Что я могу сделать, чтобы получить больше отпускных?
Отпускные не рассчитываются так же, как заработная плата. Зарплата одинаковая в любой месяц: в январе и июле работник зарабатывает одинаковую сумму. Но чем меньше рабочих дней в месяце, тем дороже стоит каждый из них. Поэтому брать отпуск в такие месяцы невыгодно.
Если вы хотите больше отпускных, следуйте главному правилу — уходите в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Например, в 2021 году это март, апрель, июль, август, сентябрь и декабрь. Чтобы рассчитать все более точно, вы можете посмотреть производственный календарь.
А вот официальные отпуска, наоборот, лучше не брать – они хоть и увеличивают продолжительность отдыха, но не включаются в число календарных дней отпуска, а значит, не оплачиваются.
Периоды выплаты отпускных
Согласно статье 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отпуска приходится на понедельник, деньги должны быть выданы не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 09.05.18 № 14-1/ООГ-7157.
ВНИМАНИЕ. Законодательством не установлена самая ранняя дата, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Это означает, что компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять и более дней до начала отпуска, и это не будет являться нарушением.
Компенсация за неиспользованный отпуск полагается выдаваться в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования к расчету (ст. 140 ТК РФ).