Какие документы требуют от работодателей
На основании нескольких статей ТК РФ работники имеют право истребовать у работодателей все документы, касающиеся их трудовой деятельности. Полного перечня бумаг, которые необходимо оформить, если работодатель получил запрос о предоставлении документов, в законодательстве нет, а судебная практика исходит из реальных ситуаций, поэтому перечислить весь перечень сложно. Гораздо проще перечислить те бумаги, копии которых работодатель имеет право не выдавать (исходя из судебной практики):
- Копии локальных нормативных актов, с которыми работник ранее ознакомился (см. Апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.01.2018 по делу № 33-418/2018);
- Документы: касающиеся работы всего предприятия (штатное расписание, любые приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений (см. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017); содержащие персональные данные другие работники (должностные инструкции, график отпусков, табели учета рабочего времени (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу № 33-3515/15); непосредственно не связанные с работой выполнены (первичные учетные документы (см. Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу № 2-164/2018), бумаги, содержащие конфиденциальную информацию).
Форма запроса
Законом предусмотрено (см. ст. 62 ТК РФ), что при поступлении от работодателя письменного запроса о предоставлении копий документов уполномоченное лицо в трехдневный срок изготавливает необходимые копии или оригиналы. Если работник обратился устно, допускается такое обращение без внимания.
Чтобы работодатель выполнил свои обязательства и выдал требуемые бумаги, работники должны не только подать письменное заявление, но и оформить его определенным образом. Конкретной формы запроса на уровне закона нет, он составляется в свободной форме. Но организациям проще подготовить шаблон и предложить его сотрудникам. Редакция Clubtk.ru сэкономит ваше время и порекомендует образец запроса, который легко подстроить под требования организации.
Добавьте к предложенному варианту как можно больше должностей, чтобы сотрудники правильно указывали, что им нужно. Запрос работника на документы у работодателя, оформленный таким образом, прост в обработке, так как суть обращения понятна.
Можно ли выдать документы после увольнения
Бывшие сотрудники сохраняют за собой право запрашивать документы, связанные с их трудовой деятельностью. Но часто такие сотрудники не могут или не хотят появляться в той организации, где раньше работали, да и сами не в состоянии подобрать нужные акты. В этом случае им следует оформить запрос документов, связанных с работой, по почте: и заявление, и ответ на него отправляются заказным письмом с описью вложения. Рекомендуем подавать заявку следующим образом:
| Генеральный директор ООО «Клубтк.ру» Воронов А.В. From Zapashnykh I.A. Заявление о выдаче документов, связанных с трудоустройством В соответствии со статьей 62 ТК РФ прошу выдать мне следующие документы, связанные с моей работой:
В связи с невозможностью явиться в администрацию, просим направлять запрашиваемые документы по следующему адресу: 190000, г. Санкт-Петербург, ул. Казанская, д. 1, кв. 2. 05.08.2020 Zapashnykh /Zapashnykh I.A./ |
Если запрос сделан третьей стороной
Сведения о работе и документы, связанные с трудовой деятельностью гражданина, являются персональными данными, поэтому закон не позволяет работодателям предоставлять какую-либо информацию о работниках третьим лицам, в том числе супругам, детям, иным родственникам, бывшим работодателям.
Но бывают ситуации, когда сам сотрудник не может подать заявку, а получить данные необходимо. При этом работник обязан получить письменное согласие на получение личной информации от третьих лиц. Такое согласие они выдают в свободной форме, но должны указать:
- В какие организации будут отправлены запросы;
- Какие документы необходимы;
- Для чего они нужны.
После получения согласия оно прикрепляется к запросу в другую организацию. Для удобства предлагаем образец запроса документов, связанных с работой от предыдущего работодателя. В примере запрашивается информация для ввода данных в дубликат рабочей книги:
Обращаем ваше внимание, что гражданин вправе в любое время отозвать согласие на обработку и получение персональных данных. Если у вас сохранились какие-то контакты, рекомендуем связаться с бывшим коллегой и уточнить, правомерна ли просьба организации.
Что делать, если работодатель не отвечает на запрос
У организации есть 3 рабочих дня для подготовки запрошенных бумаг или мотивированного отказа в их предоставлении. Если работник считает, что ему дали не те документы или не в полном объеме, он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию или сразу обратиться в суд. Туда же следует обратиться, если работодатель проигнорировал обращение. Он будет наказан как минимум по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (минимальный штраф по ней для юридических лиц — 30 000 рублей).